3 façons d'utiliser KAYO avec HubSpot pour optimiser votre ROI événementiel

Table des matières

Pourquoi intégrer KAYO avec le CRM HubSpot ?
Éliminez la saisie manuelle des informations sur les leads 
Attribuez automatiquement de nouveaux leads avec les workflows
Capturez plus de leads et mesurez le ROI  de l'événement

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Les salons professionnels sont une excellente opportunité en marketing et en ventes pour les entreprises cherchant à trouver de nouveaux partenaires, se connecter avec leurs clients existants, et bien sûr, générer de nouveaux leads. Au même endroit, au même moment.

Cependant, les professionnels chevronnés du marketing événementiel savent que la capture de leads lors de ces événements peut s'avérer chaotique :

❌ Badgeuse dépassée : les différents salons proposent une variété de solutions de récupération de leads, et leur efficacité varie.

❌ Après l'événement, les équipes CRM, les commerciaux ou les responsables d'événements doivent attendre le fichier de contacts.

❌ Ils doivent trier eux-mêmes ou par un tiers des quantités importantes de données disparates.

❌ Ils doivent télécharger manuellement des fichiers CSV dans leurs CRMs.

❌ Ces processus entraînent frequemment la perte de leads, les laissent en attente trop longtemps et manquent l'opportunité de battre le fer encore chaud.

Pourquoi intégrer KAYO avec le CRM HubSpot ?

Pour les équipes marketing et commerciales qui exposent à plusieurs salons et événements chaque année, un outil comme KAYO est un atout majeur.

✅ KAYO permet aux équipes commerciales de capturer des leads en quelques secondes et intègre toutes ces données à HubSpot pour les enregistrer automatiquement dans le CRM.

✅ HubSpot est un CRM tout-en-un qui alimente l'ensemble du parcours client : de la prospection, au nurturing, du marketing, au customer success. Tout est centralisé.

✅ Le CRM a vocation à centraliser toutes les données des différents canaux d'acquisition et des différents logiciels que vous utilisez. 

✅ KAYO devient le canal d'acquisition événementiel que vous intégrez à votre stack marketing. 

Regardons de plus près les façons dont KAYO et HubSpot travaillent ensemble pour vous aider à maximiser le retour sur investissement (ROI) des salons professionnels.

Éliminez la saisie manuelle des informations sur les leads 

Les utilisateurs de KAYO et HubSpot peuvent transformer sans effort les leads des salons en revenus, car les équipes de vente peuvent capturer, qualifier et envoyer les leads en temps réel dans HubSpot avec l'application KAYO.

Ainsi, les équipes de vente peuvent concentrer leur temps et leur attention sur la création du pitch parfait et le closing de leurs transactions.

Et comme chaque membre de l'équipe événementielle peut utiliser l'application KAYO sur son téléphone, il n'y a pas d'attente. Cela signifie que chaque membre de l'équipe peut parler àdavantage de prospects, envoyer automatiquement leurs infos au CRM et générer plus de revenus à chaque événement.

 

En éliminant la saisie manuelle des données sur les leads, le suivi post-événement peut se faire plus rapidement, ce qui augmente les chances que les leads se transforment en clients.

Assurez-vous que les informations sur les leads sont enregistrées correctement

KAYO vous permet de standardiser les formulaires de capture de leads lors des événements. Cela signifie que vos équipes obtiennent des données cohérentes de tous vos leads événementiels.

Avec des formulaires standardisés et une synchronisation automatique des données, les équipes de vente peuvent scorer et prioriser les leads prêts à l'achat même en étant encore sur le salon. 

Lorsque vous vous assurez que tous les leads sont capturés et téléchargés correctement après l'événement, le risque que les données d'acquisition perdues ou de développement commercial disparait totalement.

Grâce à l'utilisation de formulaires KAYO lors des événements, la standardisation des données garantira que vous maintenez correctement votre base de données, tant dans KAYO que dans HubSpot.

Attribuez automatiquement de nouveaux leads avec les workflows

Grâce à l'intégration de KAYO et HubSpot, les utilisateurs peuvent attribuer automatiquement les leads à des listes, des workflows et des séquences dans HubSpot — sans que les spécialistes du marketing ou les membres de l'équipe de vente aient à faire quoi que ce soit après l'événement.

Voici à quoi ressemble un workflow parfaitement exécuté. 

Les étapes pour le réaliser sont les suivantes : 

1. Enregistrez le nom du salon ciblé dans la plateforme de gestion de KAYO. Il permettra de suivre les résultats comme vous le feriez pour une "campagne" de publicité en ligne.
   
   
2. Créez un ou plusieurs formulaires de qualification dans KAYO. Nous recommandons de créer autant de formulaires que de personas que vous visez. Cela permet d'avoir des questions spécifiques et adaptées à votre cible.
   
   
3. Ajoutez la suite à donner (demande de demo, newsletter…). C'est ce qui définira les actions automatiques à faire par les équipes marketing. 

Grâce à l'intégration, tous les champs sont mappés entre eux : ceux de KAYO et ceux de vos propriétés HubSpot. 

Une fois cela établi, voici un exemple de workflow utilisé dans HubSpot :

1. Le déclencheur du workflow est défini par la prise d'un contact du salon en question. 
   
   
2. Cela envoie d'une notification Slack pour alerter l'équipe marketing et ventes.
   
   
3. Attribution du lead au bon commercial + création d’une tâche en fonction de la priorité. L'application KAYO permet d'ailleurs d'attribuer un lead à un autre commercial directement. Ce dernier sera notifié qu'un lead a été créé pour lui.
   
   Très pratique quand les commerciaux doivent se répartir les leads en fonction d'un critère géographique.
   
   A ce sujet, lisez le témoignage de CGP Coating qui en parle : 
   
   
   
   
   
   
4. Ensuite, le commentaire laissé dans l'application par le commercial remonte dans HubSpot et met à jour la phase du cycle de vie et le statut du lead.
   
   
5. Vous pouvez même suivre le tracking des téléchargements de documents, les pages les plus consultées et du temps de visionnage des vidéos grâce à KAYO directement dans HubSpot.

Vous pouvez d'ailleurs crééer directement des réunions HubSpot depuis l'application KAYO pour concrétiser un rdv avec un visiteur sans attendre de relance post-salon.

 

🔥 Si un lead est chaud : création d'une tâche de rappel prioritaire pour un commercial. 

❄️ Si un lead est froid : intégration à une séquence de nurturing pour réchauffer le lead.

 

Cela augmente la probabilité que des opportunités commerciales se concrétisent après un événement, entraînant une augmentation des revenus provenant de votre canal événementiel.

Capturez plus de leads et mesurez le ROI  de l'événement

Dans les entreprises à succès, les responsables marketing doivent toujours être en mesure de prouver que leurs tactiques fonctionnent (ou, si ce n'est pas le cas, comment ils comptent changer de cap).

Avoir des données fiables sur les leads événementiels provenant de KAYO et HubSpot rend la démonstration du retour sur investissement du marketing événementiel plus facile que jamais.

Grâce à HubSpot et KAYO, vous pouvez générer un rapport directement avec tous vos indicateurs de performance (KPI) : 

• Nombre de visiteurs sur le stand
• Nombre de contacts générés
• Nombre de transactions générées
• Nombre de ventes closées

Vous pourrez facilement établir des reporting soit depuis KAYO soit depuis votre raport HubSpot et mesurer le ROI très facilement.

Cela aide également les équipes à comparer le succès de différents types d'événements dans différentes localisations, afin qu'elles puissent déterminer où concentrer leurs efforts l'année suivante.

Ajoutez à cela une comparaison d'une année sur l'autre de la performance spécifique d'un salon, et l'équipe marketing est en mesure de prendre une décision éclairée sur leur future stratégie d'événements.

Des études ont montré que 50 % des transactions vont à la première entreprise qui suit ses prospects, donc en ce qui concerne les leads de salons, le temps est essentiel.

En intégrant KAYO avec HubSpot, les équipes marketing et ventes lors des événements peuvent optimiser leur temps à chaque événement et générer davantage de revenus pour l'entreprise.